Hvilken mailadresse skal du sende dit nyhedsbrev fra?

En mail har både:

• Synlige afsenderoplysninger - afsendernavn og den mailadresse, modtageren kan se.

• Tekniske oplysninger - som kun er synlige, hvis man åbner de tekniske detaljer.

Her er et eksempel på et nyhedsbrev fra min egen Gmail-indbakke, der viser hvad jeg taler om:

Dansk Industri er ikke kunde hos Yulsn, men de har valgt præcis den model, som vi lige nu anbefaler vores kunder at bruge:

1. Enten navnet på nyhedsbrevet, på firmaet eller afdelingen som afsender (DI Business).
2. En mailadresse på firmaets hoveddomæne som den synlige afsenderadresse (dinyheder@di.dk.
3. Et specifikt subdomæne som det tekniske afsenderdomæne (newsletter.di.dk).

Hvorfor vi anbefaler at bruge hoveddomænet i den synlige afsenderadresse:

1. Det skaber tillid. Modtageren kan straks se, at mailen kommer fra det rigtige firma.

2. Det minimerer usikkerhed i en tid, hvor spam og phishing fylder mere og mere.

3. Anbefalingerne fra store udbydere som Google og Microsoft om at bruge specifikke subdomæner til f.eks. nyhedsbreve og ordrebekræftelser følges ved at bruge subdomæne i den tekniske afsender

Hvorfor sender mange med et subdomæne som den viste afsenderadresse?

Tidligere anbefalede både vi og andre, at bruge subdomæner i den viste afsenderadresse. Det var dog primært fordi det var lettere at få virksomhedernes IT-afdelinger til at lave den tekniske opsætning korrekt med den model.

Desuden var nogle virksomheder bekymrede for at få for mange mails til en indbakke på deres hoveddomæne.

Det kan stadig kræve lidt arbejde på tværs af afdelinger, at få lavet den optimale opsætning, men vi synes det er besværet værd, da det giver en bedre oplevelse for kunderne, der skal modtage mails.

Når en kunde sender mails fra vores løsning, så vil det altid være med et specifikt subdomæne for den enkelte kunde. Nogle af vores kunder har flere tekniske afsenderdomæner - f.eks. et til ordrebekræftelser og et andet til nyhedsbreve - men det er helt op til den enkelte virksomhed om det giver mening eller ej.

Men uanset antallet af tekniske subdomæner, så er vores anbefaling i dag altså, at den synlige afsender på alle mails er en mailadresse på hoveddomænet.

Hvad med autosvar, bounces og retur-mails?

Både vi og andre email marketing systemer håndterer de såkaldte bounces og autosvar uanset hvilken synlig afsenderadresse, der bruges.

Der vil alligevel blive sendt nogle autosvar og manuelle svar til den synlige afsenderadresse på trods af dette.

Det er dog vores erfaring er, at selv virksomheder med over 1 mio. modtagere, der sender mange ugentlige mails, let kan håndtere dette.

Præcis hvilken opsætning, der skal vælges i den enkelte virksomhed afhænger meget af, hvordan kundeservice generelt håndteres i virksomheden.

Her er nogle af de vigtigste anbefalinger fra os i den henseende:

1. Den synlige afsenderadresse SKAL være sat op så den tager imod mails. Hvis man får en teknisk fejlbesked når man skriver til den synlige mailadresse, så er det skadeligt for omdømmet.
2. En "noreply-adresse" signalerer dårlig kundeservice, hvorimod det faktisk ville styrke dit omdømme (og evne til at havne direkte i indbakken), hvis dine modtagere skrev tilbage til dig, og du rent faktisk kunne håndtere deres svar ligesom enhver anden kundeservice-henvendelse.
3. Hvis du af praktiske årsager ikke kan sætte regler op på den mailbox, der bruges som den viste afsenderadresse, så du kan håndtere de få manuelle mails, der sendes til den, så kan du sætte et autosvar på mailboksen, der forklarer modtageren, hvordan de skal kontakte dig for at få et svar.

Jeg ved godt, at de fleste efterhånden har vænnet sig til, at man ikke kan besvare nyhedsbreve fra firmaer, og at de fleste store firmaer gør det meget svært for deres kunder at komme i personlig kontakt med kundeservice.

Jeg ved også godt, at det i store virksomheder kan kræve en indsats på tværs af marketing, kundeservice og IT, at få lavet den optimale opsætning af, hvordan de forskellige mailbokse skal håndteres.

Men jeg synes, det er en oplagt mulighed for at skille sig ud ved at give en bedre service til de mennesker man sender en masse mails til - og som man i andre sammenhænge forsøger at få til at engagere sig ved at svare på tilfredshedsundersøgelser, deltage i spil og konkurrencer mm. 

Så en kort opsummering er altså:

• Brug dit hoveddomæne i den synlige afsenderadresse på alle dine mails.

• Gør det muligt for modtagerne at svare - og få lavet automatisering, så du kan håndtere deres henvendelser.

• Ved at gøre det skaber du tryghed, stabilitet og troværdighed - og bedre resultater.

Vil have mere input herfra, så tilmeld dig vores nyhedsbrev, og få inspiration direkte i indbakken 1-2 gange om måneden: