Som email marketing-ansvarlig er det afgørende, at dine mails når frem til dine modtageres indbakker. Denne guides 20 punkter indeholder alt, hvad du skal tænke på for at undgå, at dine mails opfattes som spam.

 

1. Den vigtigste faktor er din relation til dem, du sender dine nyhedsbreve til.!

Når dit nyhedsbrev vurderes af et spamfilter hos den enkelte modtager, så sker det ud fra en lang række forskellige kriterier. De største offentlige mailudbydere – som Google og Microsoft – bruger meget avancerede regler, som endda tager højde for, hvordan den enkelte modtager plejer at interagere med mails fra forskellige afsendere.

Det betyder, at dit nyhedsbrev kan havne i et spamfilter hos den ene Gmail-modtager, mens en anden Gmail-modtager får din mail i indbakken.

Der er naturligvis ingen udbydere, der offentliggør noget om, præcist hvordan deres spamfilter virker – det ville bare gøre det lettere for “spammere” at komme igennem.

Der er dog i email marketing-branchen ret stor enighed om, at det i dag har større betydning, hvordan modtagerne af dine nyhedsbreve plejer at interagere med dine mails, end hvordan det præcise indhold i mailen fremstår.

Undgå spamfilteret ved at lave bedre mails

De modtagere, der besvarer mails fra dig, har i mange tilfælde endnu større chance for at få dine nyhedsbreve i indbakken. Det er en af flere gode grunde til ikke at bruge en “no-reply”-afsender. Hvis du en gang imellem ligefrem opfordrer dine nyhedsbrevsmodtagere til at besvare din mail, kan det forbedre din levering til de, der svarer dig – og måske endda forbedre din generelle levering.

2. Den tekniske opsætning har i mange tilfælde større betydning end indholdet

Hvis vi igen kigger på de store mailudbydere som Google og Microsoft, så lægger de stor vægt på, at den tekniske opsætning hos de enkelte afsendere er korrekt. Hvis du bruger en professionel email marketing-løsning, så er den grundlæggende tekniske opsætning som udgangspunkt i orden – men selv hos de professionelle udbydere er der nogle få ting, du selv skal sørge for, hvis din opsætning skal være helt optimal.

De vigtigste tekniske faktorer er:

  • At du sender fra et domæne, som er aktivt, og er sat op til at kunne modtage mails.

  • At koden i dine nyhedsbreve er uden fejl, og indeholder både en html- og en txt-version (html/multipart).

  • At du har en SPF-record på det domæne, du sender fra, som godkender den mailserver, du sender fra.

  • At din mail “signeres” med DKIM, som også er sat korrekt op på det domæne, du sender fra.

  • At du har DMARC-politik sat op på det domæne, du sender fra, og at dine mails lever op til politikken.

    Vi har lavet en kort pdf-guide, du kan give videre til dine IT-folk:


    HENT VORES DNS-GUIDE


    ... men du er også altid velkommen til at kontakte os for råd og vejledning.


Få et gratisk teknisk tjek


Når du har styr på den tekniske opsætning, kan du kigge nærmere på de sidste 18 tips, der kan hjælpe dig med at minimere risikoen for at havne i et spamfilter


Undgaa-spamfolderen-illustration1

3. Undgå blacklists

Hvis din mailserver er blacklistet, vil du have store problemer med at få dine mails igennem – specielt til nye læsere. Hvis det sker, skal du tage kontakt til den hjemmeside, der har blacklistet dig. Du kan tjekke din IP-adresses mailserver her.
Hvis du vil have indblik i din generelle sender score, bør du kigge nærmere på senderscore.org.

4. Sørg for løbende at slette både ugyldige mailadresser og inaktive modtagere

Når du bruger en professionel email marketing-løsning, vil ugyldige mailadresser helt automatisk blive blokeret, så du ikke sender til dem igen. Det er dog vigtigt for din leveringssikkerhed, at du også løbende sletter modtagere, som ikke har åbnet eller klikket i dine mails i lang tid.

Årsagen hænger tæt sammen med punkt nr. 1 - at jo bedre åbnings- og klikrater du har, des større er din chance for at ikke at havne i spamfolderen.

Hvor ofte du skal slette inaktive modtagere, og hvor mange kræfter du skal bruge på først at forsøge på genaktivering, afhænger helt af, hvor ofte du sender ud, hvor mange inaktive du har - samt hvor let det er at automatisere processen.

Som inspiration er her et eksempel på en automatiseret proces, som vi typisk sætter op for de af vores kunder, der sender 2-4 mails om ugen, har mange modtagere og åbningsrater på 20-50%:

  1. Efter 90 dage uden åbning og klik, nedsættes frekvensen til max. én mail om ugen.

  2. Efter enten 180 eller 360 dage (afhængig af typisk købsfrekvens) igangsættes automatisk genaktiveringsflow med 3-4 mails, der har meget utraditionelle emnetekster.

  3. Sidste mail i flowet indeholder en advarsel om sletning, hvis der ikke reageres.

  4. Hvis der fortsat ikke er reaktion 14 dage efter sidste advarsel, så slettes kontakten automatisk.

- så snart en modtager åbner eller klikker i en mail, betragtes modtageren som genaktiveret, og vil modtage nyhedsbreve med samme frekvens som alle andre igen.

Undgaa-Spamfolderen-dobbelt-opt-in

5. Brug double opt-in – og (/eller) et rigtig godt velkomstflow

“Ægte double opt-in” betyder, at de, der tilmelder sig, først bliver betragtet som tilmeldt, når de har modtaget en bekræftelsesmail OG har klikket på linket i denne for at bekræfte deres tilmelding. Processen giver en høj sikkerhed for, at de, der tilmelder sig, virkelig ønsker at være tilmeldt.

Hvis du bruger “ægte double opt-in”, kan du ikke tillade dig at påminde om bekræftelse af tilmeldingen. Derfor mister du typisk 20-30% af tilmeldingerne ved denne proces.

Vores anbefaling er at lave et velkomstflow, hvor der ikke er krav om at bekræfte i den første mail, men hvor der er tilrettelagt et velkomstflow bestående af et antal mails, der sendes til nye tilmeldte, inden de begynder at få “almindelige nyhedsbreve”.

En vigtig del af velkomstflowet er i de fleste tilfælde at motivere den tilmeldte til at fortælle lidt mere om sine præferencer og behov, så der også bliver mulighed for at målrette indholdet i nyhedsbrevene bedre.

De tilmeldte, som ikke åbner eller klikker i nogle af de mails, der er i velkomstflowet, vil så modtage nogle konkrete opfordringer til at bekræfte, at de ønsker at være tilmeldt nyhedsbrevet. Hvis de fortsat ikke reagerer, kan de få en sidste information om, at de nu slettes fra listen, hvis de ikke reagerer.

Med en velkomstproces som denne (i stedet for en “ægte double opt-in”) kan de fleste både nedbringe antallet af mistede tilmeldinger og opnå langt bedre resultater med de efterfølgende nyhedsbreve.

OBS! Et godt velkomstflow er naturligvis altid vores anbefaling, uanset om du bruger dobbelt opt-in eller ej :-)

6. Send ikke pludselig mange mails

Hvis du først nu er i gang med at sætte din email marketing i system, bør du ikke vente med at sende din første mail ud, til du har fået samlet en masse tilmeldinger. Send altid mindst én velkomstmail til alle nye tilmeldte umiddelbart efter tilmeldingen og begynd at sende nyhedsbreve, kort tid efter dit “velkomstflow” er afsluttet.

Hvis du opbygger en stor liste uden at sende løbende ud, og så pludselig sender til alle sammen på én gang, er risikoen for, at det bliver opfattet som spam, større.

7. Send det antal mails, dine modtagere forventer

Et spamfilter holder ikke som sådan øje med, hvor ofte du sender indhold til dine modtagere, men modtagerne kan både blive irriterede over at modtage mails fra dig for ofte og for sjældent. Og når dine modtagere bliver irriterede, så er der ikke lang vej til spam-knappen...

Derfor er det en god idé, at dine modtagere meget hurtigt får en fornemmelse af dit udsendelsesmønster, og at du så holder dig nogenlunde til det, de forventer.

Hvis du så i perioder har brug for at sende ekstra mange mails, så kan det være en god idé at "advare" om det på forhånd, og eventuelt endda give modtagerne mulighed for at frabede sig de ekstra mails.

Hvis du lever op til dine modtageres forventninger, kan det være fint at sende ud flere gange om dagen, såvel som det kan være fint at sende én gang om måneden.

Det er vores generelle anbefaling, at du som minimum sender ud én gang om måneden - ellers er der simpelthen for mange, der glemmer, at de har tilmeldt sig.

Undgaa-spamfolderen-undgå-daarlig-html-kode

8. Undgå sløset HTML-kodning – dette gælder selvfølgelig i første omgang din skabelon, men også indholdet kan give problemer

Fejl i html-kodningen giver negativ spamscore. Hvis du f.eks. kopierer tabeller eller tekst og billeder fra Microsoft Word ind i din email marketing software, kan der let komme ekstra kode ind, som giver fejl.

Det optimale er at få lavet en god mailskabelon i et professionelt email marketing-værktøj og sørge for, at det indhold, du laver i de løbende mails, oprettes på en måde, hvor der ikke kan laves fejlagtig html-kode.

9. Husk afmeldingslink og vigtigste kontaktoplysninger som tekst, og lav ikke mails der kun er med billeder

Det er vigtigt for din spamscore, at de mails, du sender som nyhedsbreve altid indeholder følgende oplysninger:

  • Afmeldingslink

  • Fysisk adresse på den virksomhed, der er afsender

  • Mailadresse, der kan svares til - optimalt, hvis man også kan bruge "besvar-knappen"

  • Telefonnummer

  • Link til persondatapolitik for afsenderen.

Hvis forholdet mellem tekst og billeder er med en stor overvægt af billeder, så tæller det negativt i spamscoren. Der er ikke noget galt i at have et nyhedsbrev med mange billeder, men hvis der næsten ingen tekst er, øger det altså den negative spamscore.

Undgaa-spamfolderen-hold-dine-mails-på-100kb

10. Sørg for at html-koden til din mail er på max. 100 kb

Hvis html-koden til din mail fylder mere end 102 kb, klipper Google den nederste del af dit indhold, så modtagerne skal klikke på et link i mailen for at se det hele. Det samme kan ske i andre mailklienter, og grænserne kan være lidt forskellige – vores anbefaling er derfor 100 kb.

OBS! De kb dine billeder fylder, tæller ikke med, da billeder fysisk hentes fra mailsystemets server. De 100 kb er altså max-størrelsen på den fysiske html-fil.

Hvis du modtager en mail i Gmail, så kan du klikke på “Vis oprindelig” og herfra gemme hele mailen som et .txt-dokument. Den størrelse, tekstdokumentet får, er ca. den størrelse, der tæller.

Meget lange mails kan i øvrigt også medvirke til en øget spamscore.

11. Sørg for, at du ikke har flere links, end du har tekst

Et andet kendetegn fra spammails er, at de er forholdsmæssigt overfyldte med links. Sørg for, at din mail indeholder rigelig tekst i forhold til dine links.

12. “Sælgende udtryk” kan øge din negative spamscore – men også din omsætning

Ord og udtryk som ‘Spar 50%’, ‘100% gratis’, ‘Klik her’, ‘Sidste chance’, ‘Skynd dig’ etc. er blandt de udtryk, som mange spamfiltre giver en negativ score. Skriver du på engelsk, er det samme gældende for en endnu længere række ord og udtryk.

MEN – mange af de ord, der giver en negativ spamscore er også blandt de ord, der kan øge din respons – især hvis du sælger varer i dine mails.

I dag betyder enkelte ord meget lidt for din spamscore. Derfor skal du bare sørge for, at din mail ikke er fyldt med den slags ord.

13. Overforbrug ikke udråbstegn

“Vigtigt!!!!!”, “Dagens webinar er rykket!!!!!”, “Tilmeld dig her!!!!!” er ikke optimale måder at understrege dine pointer. Udråbstegn kan bruges til at fremhæve vigtigheden af dit argument, men når det handler om at undgå et spamfilter, bør de minimeres.

14. Skriv ikke alt med STORE BOGSTAVER

Brug ikke for mange store bogstaver i emnefelt eller indhold. Store bogstaver kan dog fint bruges med måde, uden det øger spamscoren.

15. Begræns fed og understreget tekst

Hvis meget af din tekst er understreget eller fremhævet med fed, tæller det også negativt i spamscoren.

16. Vær opmærksom på formatering

Hvis dit indhold har mange blanke linjer, ordgentagelser eller ord med mellemrum (T I L B U D) øger det også risikoen for, at din mail havner i et spamfilter.

17. Undgå rød og grøn tekstfarve

Rød og grøn tekst bruges i mange spammails til at fremhæve advarsler eller tilbud. Derfor vil et spamfilter også registrere dette.

18. Pas på ordet ‘Test’

Dette er ikke en opfordring til ikke at teste dine mails, for det skal du naturligvis gøre. Det til trods er ordet ‘Test’ faktisk blandt de ord, der risikerer at få din mail indfanget af et spamfilter. Hvis din testmail ikke når frem, kan du lede efter den i dit spamfilter og markere den som ikke-spam.

19. Test din nyhedsbrevsskabelon grundigt, når du laver ny skabelon – og test derefter indhold med jævne mellemrum

Her er 3 af de mest udbredte online services til test af mails:

20. Sæt dig ind i lovgivningen

Lad dette sidste punkt fungere som en slags ansvarsfraskrivelse. Vi kan naturligvis ikke garantere, at du ikke kommer i problemer med loven eller et spamfilter blot ved at følge denne artikel, men følger du de første 19 punkter, er du rigtig godt på vej.

I forhold til den danske lovgivning, kan du tjekke de seneste vejledninger på forbrugerombudsmanden.dk.

Har du brug for hjælp, så er vi altid klar

Hvis du har konkrete problemstillinger, som du har brug for hjælp til, så er du altid velkommen til at ringe eller skrive til os - også selvom du ikke lige er klar til at købe noget af os. Tag fat i os på tlf. 21 37 25 85 eller info@yulsn.com. Eller kontakt en af vores medarbejdere direkte.

Martin Ry Mathiasen
Martin Ry Mathiasen
Projektleder, partner