I det gamle e-mail-setup var det et stort arbejde at sikre en bred promovering af en hel regions mange kultur- og oplevelsespartnere. I dag får VisitAarhus mere for deres tid.
I dag kører VisitAarhus’ event-nyhedsbreve stort set af sig selv. Data bliver trukket ind automatisk, udsendelserne er stabile, og hverdagens drift er blevet lettere. Samtidig har samarbejdet med Yulsn givet mulighed for konstruktiv sparring og et trygt rum, hvor udfordringer bliver taget i opløbet – og løst.
Læs, hvordan VisitAarhus gik fra et stort manuelt puslespil til en langt mere automatiseret løsning, der frigiver tid til udvikling:
VisitAarhus gik fra et manuelt setup, der tog tid og kræfter
VisitAarhus arbejder med at synliggøre og promovere en hel region på tværs af syv kommuner. Men den tidligere e-mail løsning gjorde det tidskrævende at sikre:
- De forskellige datakilder – Guide Denmark og Kultunaut – var ikke integrerede data feeds i det daværende system.
- Data skulle i stor udstrækning trækkes ind manuelt.
- Mange udsendelser blev bygget op fra bunden hver gang.
Teamet var ærgerlige over, at driften tog tid fra den udvikling, de så gerne ville have fokus på. Derfor besluttede VisitAarhus at skifte til Yulsns system – med dets mulighed for integration og datatræk som den altoverskyggende motivation.
Automatik, integration og dialog var nøglerne til forandringen
I samarbejdet med Yulsn blev der udviklet et setup, hvor VisitAarhus’ event-nyhedsbreve bygges op ud fra data, som hentes automatisk fra de relevante kilder.
Den tekniske løsning indeholder i dag:
- Automatisk datahentning til event-nyhedsbreve fra Guide Denmark og Kultunaut.
- Dynamisk opbygning af nyhedsbreve, hvor indholdsblokke fyldes automatisk.
- Stabil og skalerbar udsendelsesstruktur.
Foruden de mærkbare praktiske fordele for den daglige drift, fremhæver VisitAarhus den personlige relation, den positive tilgang og den ærlige, konstruktive dialog med Yulsn som afgørende faktorer for deres glæde ved løsningen.
"Vi har en god og ærlig dialog, hvor vi kan kalde en spade for en spade. Jeg er rigtig glad for den personlige kontakt.” – Camilla Loft Kjærsgaard, E-mail & Marketing Automation Manager i VisitAarhus.
Resultaterne, der gjorde systemskiftet værd
Hurtigt efter VisitAarhus skiftede system, begyndte de at opleve de markante forandringer, de fortsat nyder godt af:
- Stor tidsbesparelse: Det meste af det arbejde, der før tog timer, er nu automatiseret. Frem for manuelt at samle data og bygge udsendelser, kan VisitAarhus fokusere på indhold og udvikling.
- Bedre intern argumentation: I modsætning til manuel udvælgelse sikrer automatiseringen af indtræk, at det er blevet nemmere at promovere endnu flere kultur- og oplevelsespartnere. Det, at der er en teknisk algoritme bag, styrker argumentationen over for partnerne.
- Stabil drift med færre fejl: Automatiseringen har betydet færre manuelle tasteopgaver og dermed mindre risiko for småfejl.
- Kort vej til sparring: VisitAarhus fremhæver, at Yulsn ikke bare leverer et system, men er en tryg samarbejdspartner, der hjælper med at finde løsninger, så snart behovet opstår - og når behovet udvikler sig.
- Mere overskud til udvikling: Et godt eksempel på et produkt, der er udviklet efter samarbejdets start - som resultat af tidsbesparelsen - er VisitAarhus’ nyhedsbrev om krydstogter. Dem er de rigtig glade for at kunne give mere opmærksomhed fremadrettet.
Et systemskifte er ikke noget, man bare lige sætter sig for og tvinger igennem fra den ene dag til den anden. Så at beslutningen har vist sig i den grad at drive resultater – både i form af tal og mentale ressourcer – har givet stor forløsning og tilfredshed.
Et fleksibelt setup, der kan vokse med behovene i fremtiden
Med et mere stabilt datagrundlag er der nu plads til at udvide nyhedsbrevsindsatsen og bygge nye automatiserede flows uden ekstra driftsbelastning.
Om fleksibiliteten i samarbejdet siger Camilla, der er E-mail & Marketing Automation Manager:
"Yulsn har en fed tilgang, selv når du kommer med en skør forespørgsel. Der er altid en nysgerrighed og velvilje til at prøve, om tingene kan lade sig gøre. Så hvis du har behov for automatisering og datatræk, vil jeg til enhver tid anbefale Yulsn.”
Vil du også have ro på dine data og mere tid til udvikling?
Vi er altid til rådighed til en samtale om, hvad automatisering kan gøre for dig. Ræk endelig ud til Torben Rasmussen på tr@yulsn.com eller 20 14 40 56. Du kan også ringe på hovednummeret 21 37 25 85 eller skrive til info@yulsn.com.
