Louise fik mere tid til at fedte med teksten

Nyhedsbreve er en fast og omfattende del af hverdagen hos Komponent. Men den tid, kommunikationsafdelingen brugte på dem, gik førhen i høj grad til afskrivning, omskrivning og korrektur – frem for til indholdet.

I dag trækkes kursusinformationerne direkte fra hjemmesiden, og teksten skrives ét sted, én gang. Det har flyttet både timerne og ansvaret derhen, hvor de hører hjemme.

Men hvordan gik Komponent fra slet ikke at være på udkig efter et nyt system til at stå med nye arbejdsgange – og en ændret kultur? Det kan du læse om her:

De gammeldags arbejdsgange bremsede for udvikling

Komponent sælger kurser og uddannelser til den offentlige sektor. Abonnenterne fordeler sig på otte segmenter, markedets efterspørgsel afgør i vid udstrækning, hvad der skal prioriteres, og nyhedsbrevene sendes i mange forskellige konstellationer.

Chefkonsulent i Kommunikation hos Komponent, Louise Thinesen Bendtsen, fortæller, at marketing automation faktisk ikke var nyt land. Hun vurderer egentlig, at de erfaringsmæssigt var fint med i kommunikationsafdelingen – også før skiftet til Yulsn – men at deres arbejdsgange var lidt gammeldags.

Kurserne blev oprettet på hjemmesiden af Komponents koordinatorer med titel, teaser, kursusbeskrivelse og andre oplysninger. Men når nyhedsbrevet skulle sendes, startede arbejdet stort set forfra:

• I bedste fald blev kursusbeskrivelsen skrevet af fra hjemmesiden og sat ind i nyhedsbrevet.
• I værste fald skulle beskrivelsen først omskrives, fordi den ikke sad helt i skabet.
• Herefter fulgte korrekturrunder mellem kommunikation, koordinatorer og de kursusansvarlige.

“Sådan en runde tog måske 15 minutter. Og det er måske ikke meget i sig selv, men forestil dig så 50 af den slags”, som Louise siger det. Og konsekvensen: “(…) Så er der bare ikke tid til at mosle og give indholdet kærlighed.”

Alligevel var der ikke tale om et akut problem. Komponent havde for nylig skiftet e-mailplatform og efter at have brugt to år på at få arbejdsgangene til at spille med, stod endnu et systemskifte ikke i planen.

Der var med andre ord ikke nogen hos Komponent, der var på udkig efter en ny løsning til marketing automation på det her tidspunkt. Det ændrede sig dog, efter Louise hørte Torben Rasmussens oplæg ved Email Summit konferencen om løsningen hos Stays (dengang Small Danish Hotels) – en virksomhed i en situation, som Komponent kunne spejle sig i.

Nyt system skærer ind til benet: Data hentes ét sted, og en fast skabelon sætter rammen

To ting afgjorde valget af Yulsn. Den ene var teknisk: sådan noget som at systemet kan trække kursusindholdet direkte fra Komponents hjemmeside ind i nyhedsbrevet. Den anden handlede om, hvem der står bag.

“Vi valgte Yulsn, fordi der er mennesker bag,” siger Louise Thinesen Bendtsen.

Hun beskriver, at hun og teamet havde en fornemmelse af at blive forstået – som en marketingafdeling, der ikke har ubegrænset tid, og hvor nyhedsbreve er én opgave blandt mange:

“De forstår, hvordan hverdagen ser ud hos os. At vi ikke bare kan trække flere timer op af hatten.”

Det afgørende for deres beslutning var, at der var mennesker i den anden ende. At de, når de møder et problem eller får en god idé, ikke selv skal søge information i diverse fora og selv strikke en løsning sammen. De kan ringe til den dedikerede projektleder ved Yulsn og tale forretningssprog, og så hjælper han med at oversætte det til en holdbar løsning.

Løsningen, som Komponent arbejder med i dag, indeholder:

• Automatisk indtræk af kursusinformationer fra Komponents hjemmeside til nyhedsbrevene, så teksten kun skrives og vedligeholdes ét sted.
• En fast skabelon med definerede indholdsblokke, hvor designvalgene er afgrænsede på forhånd.
• Segmenterede udsendelser på tværs af Komponents målgrupper.
• Rapportering på udvalgte parametre, hvor Komponent følger performance tæt.

Om skabelonen er det bemærkelsesværdigt, at den bevidst kan mindre end det, Komponent kom fra. Hvor den tidligere platform gav nærmest uendelige valgmuligheder, er der i Yulsn defineret nogle bokse, hvor man for eksempel ikke bare kan skrue op eller ned for overskriften. Der er de muligheder, der er.

“Skabelonen gør, at vi kun bruger tiden på det rigtige,” siger Louise og peger på en afledt effekt: “Selv folk helt uden designsans kan lave noget, der er pænt.”

Nu er der overskud til umage – og en fordoblet åbningsrate

Den mest konkrete forandring efter systemskiftet er, at en kursustekst nu kun skrives én gang. Hvis der så er fejl i den, skal det kun rettes på hjemmesiden, fordi det er det, der kommer ud i nyhedsbrevet. Og Komponent har været konsekvente omkring det princip, for de mærkede hurtigt, at det fungerer.

Konkret betyder skiftet, at Komponent i dag:

• Bruger markant mindre tid på korrektur og manuel opsætning. Afskrivningen og omskrivningen af kursusbeskrivelser til nyhedsbreve er faldet bort. Samlet har omlægningen frigjort ressourcer, der svarer til en fuldtidsstilling.
• Har fordoblet åbningsraten. Stigningen kom, efter Komponent i forbindelse med onboardingen ryddede op i data og siden indførte procedurer for løbende at rense listerne.
• Kan lægge en større del af opsætningen ud. En studerende kan i dag stå for en væsentlig del af arbejdet, fordi skabelonen og kursusteksterne sætter rammen.
• Har fjernet unødvendig ping-pongen mellem afdelinger. Ansvaret for, om teksten er korrekt, ligger nu hos dem, der skriver den.

Det sidste punkt er også det, Louise selv vender tilbage til flere gange. Før skiftet skrev kommunikationsafdelingen det meste af teksten manuelt og lavede for mange dumme småfejl, som kollegerne efterfølgende skulle være opmærksomme på at få rettet. Det endte med at fylde meget i relationen mellem kommunikationsteamet og koordinatorerne.

“Nu bruger vi ikke længere tid på at finde fejl, for der er meget få af dem. Så længe tekst og data er korrekt på hjemmesiden, er det også korrekt i nyhedsbrevet. Og hvis der er behov for rettelser, sker det ét sted og uden behov for koordinering.”
Det har lettet arbejdsgangene hele vejen rundt – og samarbejdet, fordi der, som Louise beskriver det, ikke længere behøver være den her ”tjek-op-kultur”.

Sidst men ikke mindst har det afledt en effekt, som er svær at måle, men let at genkende for enhver, der arbejder med nyhedsbreve i en travl hverdag:

“Vi synes, det er sjovere at gøre sig mere umage med at få nyhedsbrevet til at være fedt. Man kan bedre bruge en halv time på at fedte med en tekst, når man ikke også skal rette småfejl” fortæller Louise og peger på gevinsten i med systemskiftet at få anledning til at genbesøge principper og vaner, som ellers havde fået lov at ligge. Som hun siger:

“Systemskiftet til Yulsn gjorde, at vi fik flyttet fokus det rigtige sted hen. Det har frigjort tid til det vigtige.”

Vil du have flere indspark til din email marketing?

Tilmeld dig vores nyhedsbrev og få inspiration direkte i indbakken 1-2 gange om måneden: