Vilken mejladress ska du skicka ditt nyhetsbrev från?

Ett mejl har både:

• Synliga avsändaruppgifter - avsändarnamn och den mejladress mottagaren kan se.

• Tekniska uppgifter - som bara är synliga om man öppnar de tekniska detaljerna.

Här är ett exempel på ett nyhetsbrev från min egen Gmail-inkorg som visar vad jag pratar om:

Dansk Industri är inte kund hos Yulsn, men de har valt exakt den modell som vi just nu rekommenderar våra kunder att använda:

1. Antingen namnet på nyhetsbrevet, på företaget eller avdelningen som avsändare (DI Business).
2. En mejladress på företagets huvuddomän som synlig avsändaradress ([email protected].
3. En specifik subdomän som teknisk avsändardomän (newsletter.di.dk).

Varför vi rekommenderar att använda huvuddomänen i den synliga avsändaradressen:

1. Det skapar förtroende. Mottagaren ser direkt att mejlet kommer från rätt företag.

2. Det minimerar osäkerhet i en tid då skräppost och nätfiske tar allt större plats.

Vad gäller autosvar, studsar och returmejl?

Både vi och andra system för e-postmarknadsföring hanterar så kallade studsar och autosvar oavsett vilken synlig avsändaradress som används.

Det kommer ändå att skickas en del autosvar och manuella svar till den synliga avsändaradressen trots detta.

Vår erfarenhet är dock att även företag med över 1 miljon mottagare, som skickar många mejl i veckan, enkelt kan hantera detta.

Exakt vilken uppsättning som ska väljas i det enskilda företaget beror mycket på hur kundservice generellt hanteras i företaget.

Här är några av de viktigaste rekommendationerna från oss i det avseendet:

1. Den synliga avsändaradressen SKA vara uppsatt så att den tar emot mejl. Om man får ett tekniskt felmeddelande när man skriver till den synliga mejladressen är det skadligt för anseendet.
2. En ”noreply-adress” signalerar dålig kundservice, medan det faktiskt skulle stärka ditt anseende (och din förmåga att hamna direkt i inkorgen) om dina mottagare skrev tillbaka till dig och du faktiskt kunde hantera deras svar som vilket annat kundserviceärende som helst.
3. Om du av praktiska skäl inte kan sätta upp regler på den brevlåda som används som visad avsändaradress, så att du kan hantera de få manuella mejl som skickas dit, kan du sätta ett autosvar på brevlådan som förklarar för mottagaren hur de ska kontakta dig för att få ett svar.

Jag vet mycket väl att de flesta vid det här laget har vant sig vid att man inte kan svara på nyhetsbrev från företag, och att de flesta stora företag gör det mycket svårt för sina kunder att komma i personlig kontakt med kundservice.

Jag vet också mycket väl att det i stora företag kan kräva en insats på tvären mellan marknad, kundservice och IT att få till den optimala uppsättningen av hur de olika brevlådorna ska hanteras.

Men jag tycker att det är ett självklart tillfälle att sticka ut genom att ge bättre service till de människor man skickar en massa mejl till – och som man i andra sammanhang försöker få att engagera sig genom att svara på nöjdhetsundersökningar, delta i spel och tävlingar med mera.

Så en kort sammanfattning är alltså:

• Använd din huvuddomän i den synliga avsändaradressen på alla dina mejl.

• Gör det möjligt för mottagarna att svara – och bygg automatisering så att du kan hantera deras ärenden.

• Genom att göra det skapar du trygghet, stabilitet och trovärdighet – och bättre resultat.