Louise Thinesen Bendtsen är chefskonsult inom kommunikation hos Komponent – Kommunernes Udviklingscenter, där 200+ kurser varje år ska ut till 28 000+ prenumeranter. Lyckligtvis för henne innebar ett systembyte att rotarbetet minskade markant.
8. september 2026
Nyhetsbrev är en fast och omfattande del av vardagen hos Komponent. Men den tid kommunikationsavdelningen lade på dem gick tidigare i hög grad till avskrift, omskrivning och korrektur – snarare än till innehållet.
I dag hämtas kursinformationen direkt från webbplatsen, och texten skrivs på ett ställe, en gång. Det har flyttat både timmarna och ansvaret dit de hör hemma.
Men hur gick Komponent från att inte alls leta efter ett nytt system till att stå med nya arbetssätt – och en förändrad kultur? Det kan du läsa om här:
Komponent säljer kurser och utbildningar till offentlig sektor. Prenumeranterna fördelar sig på åtta segment, marknadens efterfrågan avgör i stor utsträckning vad som ska prioriteras, och nyhetsbreven skickas i många olika konstellationer.
Louise Thinesen Bendtsen, chefskonsult inom kommunikation hos Komponent, berättar att marketing automation faktiskt inte var någon ny mark. Hon bedömer egentligen att de erfarenhetsmässigt låg bra till på kommunikationsavdelningen – även före bytet till Yulsn – men att deras arbetssätt var lite gammaldags.
Kurserna lades upp på webbplatsen av Komponents koordinatorer med titel, ingress, kursbeskrivning och andra uppgifter. Men när nyhetsbrevet skulle skickas började arbetet i stort sett om från början:
I bästa fall skrevs kursbeskrivningen av från webbplatsen och klistrades in i nyhetsbrevet.
I värsta fall måste beskrivningen först skrivas om, eftersom den inte riktigt satt.
Därefter följde korrekturrundor mellan kommunikation, koordinatorer och de kursansvariga.
“En sådan runda tog kanske 15 minuter. Och det är kanske inte mycket i sig, men föreställ dig sedan 50 av dem”, som Louise uttrycker det. Och konsekvensen: “(…) Då finns det helt enkelt inte tid att gräva ner sig och ge innehållet kärlek.”
Ändå handlade det inte om något akut problem. Komponent hade nyligen bytt e-postplattform och efter att ha lagt två år på att få arbetssätten att fungera stod ytterligare ett systembyte inte på planen.
Det fanns med andra ord ingen hos Komponent som letade efter en ny lösning för marketing automation vid den här tidpunkten. Det ändrades dock efter att Louise hört Torben Rasmussens föredrag på konferensen Email Summit om lösningen hos Stays (då Small Danish Hotels) – ett företag i en situation som Komponent kunde spegla sig i.
Två saker avgjorde valet av Yulsn. Det ena var tekniskt: sådant som att systemet kan hämta kursinnehållet direkt från Komponents webbplats in i nyhetsbrevet. Det andra handlade om vilka som står bakom.
“Vi valde Yulsn för att det finns människor bakom,” säger Louise Thinesen Bendtsen.
Hon beskriver att hon och teamet hade en känsla av att bli förstådda – som en marknadsavdelning som inte har obegränsat med tid, och där nyhetsbrev är en uppgift bland många:
“De förstår hur vardagen ser ut hos oss. Att vi inte bara kan trolla fram fler timmar.”
Det avgörande för deras beslut var att det fanns människor i andra änden. Att de, när de stöter på ett problem eller får en bra idé, inte själva behöver leta information i olika forum och snickra ihop en lösning. De kan ringa den dedikerade projektledaren hos Yulsn och tala verksamhetsspråk, och så hjälper han till att översätta det till en hållbar lösning.
Den lösning Komponent arbetar med i dag innehåller:
Automatisk inhämtning av kursinformation från Komponents webbplats till nyhetsbreven, så att texten bara skrivs och underhålls på ett ställe.
En fast mall med definierade innehållsblock, där designvalen är avgränsade på förhand.
Segmenterade utskick över Komponents målgrupper.
Rapportering på utvalda parametrar, där Komponent följer resultaten tätt.
Om mallen är det anmärkningsvärt att den medvetet kan mindre än det Komponent kom från. Där den tidigare plattformen gav nästan oändliga valmöjligheter finns i Yulsn definierade rutor där man till exempel inte bara kan skruva upp eller ner rubriken. Det finns de möjligheter som finns.
“Mallen gör att vi bara lägger tiden på det rätta,” säger Louise och pekar på en följdeffekt: “Även folk helt utan designsinne kan göra något som är snyggt.”
Den mest konkreta förändringen efter systembytet är att en kurstext nu bara skrivs en gång. Om det sedan finns fel i den behöver det bara rättas på webbplatsen, eftersom det är det som går ut i nyhetsbrevet. Och Komponent har varit konsekventa kring den principen, för de märkte snabbt att den fungerar.
Konkret innebär bytet att Komponent i dag:
Lägger markant mindre tid på korrektur och manuell uppsättning. Avskriften och omskrivningen av kursbeskrivningar till nyhetsbrev har fallit bort. Sammantaget har omläggningen frigjort resurser som motsvarar en heltidstjänst.
Har fördubblat öppningsfrekvensen. Ökningen kom efter att Komponent i samband med onboardingen rensade i data och därefter införde rutiner för att löpande rensa listorna.
Kan lägga ut en större del av uppsättningen. En student kan i dag stå för en väsentlig del av arbetet, eftersom mallen och kurstexterna sätter ramen.
Har tagit bort onödigt pingpong mellan avdelningar. Ansvaret för om texten är korrekt ligger nu hos dem som skriver den.
Den sista punkten är också den Louise själv återkommer till flera gånger. Före bytet skrev kommunikationsavdelningen det mesta av texten manuellt och gjorde för många dumma småfel, som kollegorna sedan fick vara uppmärksamma på att få rättade. Det slutade med att det tog stor plats i relationen mellan kommunikationsteamet och koordinatorerna.
“Nu lägger vi inte längre tid på att hitta fel, för det finns väldigt få av dem. Så länge text och data är korrekta på webbplatsen är de korrekta i nyhetsbrevet också. Och om det behövs rättelser sker det på ett ställe och utan behov av samordning.”
Det har underlättat arbetssätten hela vägen runt – och samarbetet, eftersom det, som Louise beskriver det, inte längre behöver finnas den här kulturen av att ständigt stämma av med varandra.
Sist men inte minst har det gett en effekt som är svår att mäta men lätt att känna igen för alla som arbetar med nyhetsbrev i en stressig vardag:
“Vi tycker att det är roligare att anstränga oss mer för att få nyhetsbrevet att bli riktigt bra. Man kan lättare lägga en halvtimme på att finslipa en text när man inte också ska rätta småfel” berättar Louise och pekar på vinsten i att systembytet gav anledning att återbesöka principer och vanor som annars hade fått ligga. Som hon säger:
“Systembytet till Yulsn gjorde att vi flyttade fokus till rätt ställe. Det har frigjort tid till det viktiga.”